이번 개발문화 이야기는 '회의 문화'다. 

 

회의 문화는 IT 분야에만 국한된 얘기가 아니다. 이미 많은 논의가 있었고, 회의 문화가 개선된 회사들도 많다. 그러나 변화가 필요한 회사들도 아직 많다. 

 

회의가 많은 회사는 망한다는 속설도 있는데, 하루종일 회의하느라 정작 일은 퇴근 시간 지나서야 할 수 있다고 하소연하는 고참 개발자나 팀장들을 많이 봤다. 회의를 많이 하는 증상이 있는 회사는 회의 자체의 문제보다 근본적으로 해결해야 할 문제들이 따로 있을 가능성이 높다. 

 

회의를 하는 방식 자체보다는 근본적인 원인에 대해서 얘기를 해보고자 한다. 

 

첫째, 우리나라 회사들은 재택근무가 쉽지 않다. 이것은 여러 문화의 결과이기도 하다. 업무지시를 서로 만나서 해야 하고 얼굴을 봐야만 얘기가 되는 상황이라면 재택근무로 일하기 어렵다. 

 

지금 같이 일하고 있는 동료들이 모두 집에서 일한다고 생각하면 어떻게 될지 상상을 해보자. 전혀 일이 진행되지 않거나 효율이 너무 떨어진다면 다시 한번 생각해봐야 한다. 

 

회의를 통해서 해결하는 안건의 상당수는 만나지 않고 시스템을 통해서 온라인으로 충분히 의논할 수 있는 것들이다. 물론 회의를 통해서 해결하는 것이 효율적인 안건들도 있다. 이런 안건도 만나서 난상토론을 하기 보다는 이슈를 다 정리한 후에 공유하고 몇가지 핵심 결정사항만 회의를 통해서 해결하면 된다. 

 

굳이 만나서 해결할 필요도 없고 전화나 화상회의로도 충분히 가능하다. 내용은 이미 공유되어 있고 핵심 사항만 의논하고 결정하면 되기 때문에 시간도 얼마 걸리지 않는다. 그리고 일하는 과정이 시스템을 통해서 투명하게 공유가 되면 굳이 만나서 회의를 해야 할 일은 대폭 줄어들게 된다. 

 

SI 프로젝트를 진행하다 보면 고객이 개발자의 출석체크를 한다는 얘기도 있다. 모아 놓고 일을 하지 않으면 일이 제대로 진행 되지 않는다고 생각하고 안보이면 제대로 일을 하고 있다고 믿지도 못하는 것이다. 이 또한 투명하게 일이 진행되지 않는 것이 주요 원인 중 하나다. 

 

재택근무 대신 모여서 일을 한다고 해도 재택근무가 가능한 형태로 일을 해야 더 효율적이다. 현재 재택근무가 불가능하다면 근본 원인을 생각해보자. 

 

둘째, 경영진에 보고하는 회의가 비효율적이다. 

 

주간회의와 같은 형태로 주기적으로 정리를 해서 한주간의 업무를 부서별로 취합, 정리해서 보고를 하는 형태의 회의는 우리나라에서 아주 흔하게 볼 수 있다. 다른 분야에서는 어떨지 모르겠지만 소프트웨어 분야에서 이런 형태의 보고회의는 많은 문제를 유발한다. 이런 회의가 없어야 한다는 것은 아니다. 

 

그러나 이런 회의는 준비과정에 많은 시간이 걸리고 대부분의 회사에서 개발자를 겸하고 있는 개발팀장들의 시간을 많이 소모한다. 그리고 취합되고 정리되는 과정에서 많은 핵심정보는 사라지고 예쁘게 꾸며진다. 경영진은 적나라한 개발현황은 보고 받지 못하고 화장이 잘 된 보고를 받게 된다. 

 

앞에서도 얘기했지만 모든 개발과정은 시스템을 통해서 투명하게 공유되어야 하고 경영진은 이 시스템들을 통해서 개발 진행상황을 직접 볼 수 있어야 한다. 경영진이 약간의 노력을 보여주는 것도 필요하지만 시스템이 경영진이 필요한 보고서를 실시간으로 만들어 낼 수 있어야 하고 우선적으로 개발문화가 투명하게 바뀌어야 한다.

 

경영진은 실시간으로 모든 개발상황을 파악할 수 있어야 하고 시스템을 통해 이슈 관련 논의에 직접 참여해야 한다. 앉아서 보고를 받고 구도로 지시하는 방식으로는 너무 비효율적이고 느리다. 회의시간에는 중요한 이슈 몇가지만 논의하면 된다. 시스템에 있는 정보를 굳이 다시 보고를 받을 필요는 없다. 

 

회의에 관련해서 몇가지 이슈를 섞어서 얘기를 했지만 이 또한 여러 개발 문화와 얽혀있다. 공유가 부족하면 수시로 만나서 물어봐야 하기 때문에 회의가 많아진다. 문서화를 싫어하니 정리한 후에 간단히 결정만 해도 될 회의를 만나서 얘기로 다 풀어야 한다. 

 

시스템을 통해서 논의를 했으면 자동으로 공유가 되는데 만나서 논의한 내용은 기록에도 남지 않는다. 나중에 딴 소리를 하기도 하고 다른 사람들이 내용을 모르니 똑같은 사안을 또 물어본다. 시스템에 개발 현황이 투명하게 공개가 안되니 일일이 만나서 공유해야 한다. 

 

뭐든 빨리 빨리 해결하려고 하니 일단 이슈가 생기면 시간이 약간 더 걸리더라도 효율적인 시스템을 이용하지 않고 즉시 만나서 해결하려고 한다. 문서를 작성하고 공유하는 것에 습관이 안돼 있으면 회의를 하면서도 기록을 하지 않고, 그렇다보니 결정사항을 추적하는 것도 쉽지 않다.

 

이처럼 이제부터 회의문화를 개선해보자고 회의 방법만 고쳐본들 별로 나아지는 것을 없을 것이다. 재택근무가 마치 옆에서 일하는 것처럼 효율적으로 가능할 정도로 근본 원인을 하나씩 개선해야 한다. 그러려면 프로세스, 기반시스템도 바뀌어야 하지만 무엇보다 전반적인 개발문화가 바뀌어 나가야 한다. 

 

그래야 회의 문화도 조금씩 개선이 되고 회의 횟수와 시간도 줄며 좀더 효율적인 회의문화가 정착 될 것이다.

요약

- 회의 전 미리 자료 정리하고 회의 땐 핵심만

- 문서화 습관 기르고 자료는 공유

회의를 위한 자료 준비에 시간 낭비하는 것도 안좋다고 생각한다.

문서화는 정말 중요한듯.